Diễn đạt bằng lời nói thiếu rõ ràng, thiếu trọng tâm – Nói nhiều nhưng người nghe không nắm được ý chính, hoặc thông điệp chưa đủ sức thuyết phục.

Giao tiếp phi ngôn ngữ thiếu thiện cảm – Ánh mắt, thần thái, giọng nói chưa đồng điệu với điều muốn truyền đạt.

Thiếu kỹ năng bổ trợ – Lắng nghe chủ động, giải quyết bất đồng, giao tiếp trong môi trường đa văn hóa.

Những kỹ năng này tưởng nhỏ nhưng lại ảnh hưởng trực tiếp đến cách người khác nhìn nhận năng lực và thái độ của bạn.

Bạn nữ 22 tuổi, mới đi làm được 6 tháng tại một công ty dịch vụ. Công việc chính là phối hợp với nhiều bộ phận để chuẩn bị đơn hàng và xử lý tình huống phát sinh. Bạn cầu tiến, nhưng thường xuyên căng thẳng vì cấp trên hay giao việc gấp, thậm chí thay đổi yêu cầu ngay sát giờ hoàn thành.

Mỗi lần như vậy, bạn vừa áp lực vừa… ấm ức: “Tại sao không báo sớm?”. Nhưng bạn không dám nói, sợ bị đánh giá là “chưa quen áp lực” hoặc “vượt mặt” sếp. Sự khó chịu dần khiến bạn thu mình lại, chỉ trả lời ngắn gọn, không còn chủ động đề xuất như trước.

Khi làm việc cùng Miey Linh, cả hai cùng ngồi lại để phân tích và soi chiếu tình huống này từ nhiều góc nhìn. Qua trao đổi, bạn dần nhận ra rằng giao tiếp nơi công sở thường có sự đan xen giữa yếu tố quyền lực và cảm xúc, nên việc góp ý hay phản hồi cần nhiều sự tinh tế.

Từ những trải nghiệm mà cả hai cùng khám phá, hai bên thống nhất nguyên tắc rất đời thực và hiệu quả: “3 đúng”. Đây là nguyên tắc mà Miey Linh tâm đắt và chia sẻ đến bạn hôm nay.

• Đúng người: Hãy phản hồi trực tiếp với người có thẩm quyền, người liên quan thực sự đến vấn đề, thay vì chia sẻ lan man với bên thứ ba – điều này vừa thiếu hiệu quả, vừa dễ gây nhiễu thông tin.

• Đúng lúc: Thời điểm góp ý rất quan trọng. Tránh nói ra khi cảm xúc đang dâng cao, khi cấp trên đang căng thẳng, mệt mỏi hoặc trong bối cảnh đông người – bởi lúc ấy, dù lời góp ý có hay đến mấy, người nghe cũng khó đón nhận.

• Đúng cách: Đây là phần then chốt, và để thực hiện được “đúng cách”, cần đảm bảo ba yếu tố cốt lõi: tôn trọng, chân thành và động cơ tốt.

Động cơ tốt chính là gốc rễ. Khi bạn thật lòng mong muốn điều tích cực cho tập thể, cho tổ chức và cho chính người lãnh đạo, thì ánh mắt, ngữ điệu, lời nói và cách thể hiện sẽ tự nhiên mang tinh thần xây dựng, không chống đối hay thể hiện mình giỏi hơn cấp trên.

- Thay vì nghĩ rằng mình đang “góp ý” – một từ dễ khiến người nghe đặt hàng rào phòng thủ – thì hãy nghĩ rằng: “Tôi đang gợi mở một góc nhìn bổ sung”, “Tôi đang đề xuất để cùng cộng tác tốt hơn”. Khi động cơ bên trong được định hình đúng, thì phản ứng bên ngoài sẽ tự mang sự cầu thị, dễ chạm tới lòng người.

- Tôn trọng thể hiện trong mọi chi tiết: từ cách chọn lời, chọn lúc, đến thái độ và không gian trao đổi. Một câu nói nhẹ nhàng, đúng lúc, đúng chỗ – đôi khi có sức chuyển hóa hơn cả những lời nói sắc sảo mà thiếu cân nhắc.

- Chân thành là khi bạn nói điều cần nói không vì hơn thua, không để chứng minh đúng sai, mà vì thật sự mong muốn một kết quả tốt hơn. Giao tiếp với sự chân thành sẽ giúp thông điệp được tiếp nhận bằng trái tim, chứ không chỉ bằng lý trí.

Để biến nguyên tắc thành hành động cụ thể, Miey Linh cùng bạn thực hành kỹ thuật “Bánh mì 3 lớp” – cách triển khai đơn giản nhưng hiệu quả:

“Em thật sự trân trọng cách anh luôn giữ nhịp tiến độ cho cả team, đặc biệt trong giai đoạn cao điểm.”

→ Giúp người nghe cảm nhận được sự tôn trọng và thiện chí.

“Tuy nhiên, có vài lần kế hoạch thay đổi sát giờ khiến nhóm bị động. Nếu biết sớm hơn, em có thể chuẩn bị tốt hơn.”

→ Tập trung vào hành vi, không công kích cá nhân.

“Nếu có thể, anh cho em biết trước một vài kịch bản dự phòng, để em hỗ trợ anh tốt hơn.”

→ Thể hiện tinh thần đồng hành, xây dựng.

Sau quá trình dài bạn ấy kiên trì lặp lại và tạo thành phong cách giao tiếp riêng cho mình, bạn nữ đã chia sẻ cùng Miey Linh về kết quả tốt đẹp mà bạn gặt hái được: "Cấp trên ghi nhận, điều chỉnh cách giao việc và báo trước ít nhất một ngày. Công việc phối hợp trôi chảy hơn, mối quan hệ giữa hai bên tích cực hơn".

Nếu bạn kiên trì luyện tập “Bánh mì 3 lớp” mỗi ngày, bạn sẽ thấy mình:

- Thấu cảm hơn khi lắng nghe

- Chân thành hơn khi nói

- Lễ phép, lịch sự nhưng vẫn rõ ràng và hiệu quả

Và chính điều này sẽ giúp bạn trở thành người giao tiếp “đắc nhân tâm”, tạo dựng uy tín bằng phong cách ứng xử chuyên nghiệp mà vẫn ấm áp.

 

Tác giả: Miey Linh, Ngày 10/08/2025